もしあなたが近々起業しようとしている、もしくは将来起業をしたいとお考えの方なら当然オフィスの確保をお考えでしょう。しかし、起業時に固定のオフィスを持たずにスタートし、将来的にもいつでもどこでも自由に働ける「スマートオフィス」を目指すのも一つのアイデアです。

起業時にオフィスを持たないと決断するのは不安が伴うものですが、まずはそれぞれのメリットとデメリットを把握して検討の材料にしてみることも一案です。下記にスマートオフィスのメリット・デメリットを上げていますので、ぜひ参考にしてください。

スマートオフィスのメリット

何と言っても大きいのは家賃です。敷金礼金などの初期費用も少なくはないのでこれらの費用がかからないのは大きなメリットです。オフィスの賃料や契約に関わる費用を他のところに回せば余裕も生まれます。起業時に支出を抑える事はスムーズなスタートにもつながります。

そして実際のメリットとして一番大きいのが、場所に縛られない、自由に動けるということ。固定のオフィスで働くことにこだわらないと言う事は、外出がしやすく、固定電話やファックスなどの通信機器、コピー機などのオフィス機器に縛られず、好きな場所をオフィスにできるというメリットがあります。自由に働く事が出来ると、時間の有効利用が可能になります。余暇の時間が増えるという好循環も生まれます。

スマートオフィスのデメリット

会社が起動に乗れば乗るほど仕事量は増え、スタッフも必要になります。複数のスタッフで仕事をするということはお互いの連携をうまく取る必要がありますが、お互いに自由な形態で動いていると連絡がおろそかになったり、情報が上手く伝わらないということが発生しがちです。出来る限り同じオフィスで働いていれば情報交換も楽になり、連絡ミスも少なくなります。また人によっては決まった時間に出社して決まった時間に変える方が集中して仕事ができると言う場合もあります。また職種によっては在宅勤務が難しいものもありますので、向き不向きを考えながら、一部の職種のみオフィスでの勤務のような形態をとることも検討する必要があります。

スマートオフィスのデメリットをどう解消するか

メリットとデメリットを理解していくとやはりオフィスを持った方がいいのではという発想になりがちですが、デメリットを解消する方法も多数存在します。働く場所や便利なツールなど検討すべきものには何があるか見ていきましょう。

■まずは自宅をメインのオフィスに

スマートオフィスは固定したオフィスを持たない事が多いですが、起業時に関わらず会社の顔としてのメインのオフィスを持つのは大変重要です。スタートアップ時は自宅をメインのオフィスとして設定し、ここを起点に動くと何かと便利ですし、効率も良くなります。プライバシーが心配な場合は自宅をメインオフィスにしつつレンタルオフィスやバーチャルオフィスなどの住所を登記して利用することもできます。

■いつでも使えるシェアオフィス・コワーキングスペースを探す

フリーランスやノマドワーカーのためのシェアオフィス・コワーキングスペースを上手に取り入れて活用しましょう。月額などの定額料金で契約するタイプや利用時間で使った分だけを支払うタイプなど様々な形態が存在します。働き方にあったスペースを選んで上手に利用したいものです。

また時にはカフェやマンガ喫茶などを利用するのも一つの手です。集中して仕事ができる場所を複数持つ事で効率のよい仕事の仕方が可能になります。こういった働き場所も常にアンテナを張って見つけておくことが大事になってきます。

■高速通信手段の確保

自宅を起点にするなり、シェアオフィスのような場所で働くにしろ、いつでもどこでもを実現するのはまず通信手段です。まずは、自宅やシャアオフィスの高速通信の利用について確認しましょう。さらに外出先でもいつでも使えるモバイル通信を確保するのも重要です。場所を選ばす仕事をするにはセキュアで高速な通信が常にあることが基本となります。そのためにも、セキュリティーに十分注意しつつ適切なモバイル通信サービスを選択するようにしましょう。

■電話やファックスなどの通信ツール

外出が多いスマートオフィスでは固定電話やファックス、オフィス機器などがないことが不便に感じることもあります。例えば名刺に書く電話番号が携帯の番号だと信用が置けないので、あえて自宅の固定電話の番号を名刺に乗せ携帯に転送という方法を取ることも多いものです。ところがそのような方法を取らずとももっと簡単に転送サービスを利用できます。

楽天コミュニケーションズのモバイル03電話番号転送サービスなら月額1,000円の基本料金で気軽に転送電話サービスを利用できます。電話会社の回線料も必要ないので、導入費用も維持費も安くすることが出来ます。

同様にFAXもインターネットファックスを使えばFAX費も回線費も不要でいつでもどこでもファックスの送受信ができます。高速通信があれば、固定の通信機器に縛られる必要もなくいつでもどこでも固定のオフィスと変わらぬコミュニケーションが実現します。

■コピーやスキャンなどどうする？

外出先でのコピーやスキャンならコンビニのマルチコピー機が気軽に利用できます。
シェアオフィスなどでも気軽にマルチコピー機を利用できるところが多いです。また最近は何かとペーパーレスが進んでいてスキャナーも多種多様なものが発売されています。スマホでスキャンできるアプリも無料でハイクオリティーなものが多数存在しますので、いくつかスキャナアプリをダウンロードして気に入ったものを利用してみるのはいかがでしょうか。

■クラウドツールの活用

固定のオフィスがないと書類の置き場所に困るのではという心配がありますが、今はどこのオフィスもペーパレスが主流となっていて、書類はクラウドストレージを上手に使って保存する流れが近年加速しています。今まで紙で処理してきたものも紙に出力せずデジタルのまま配布したり、保存したりということも多くなっています。出来るだけ紙の出力を抑え、ファイルはデジタルでクラウドストレージに保存しましょう。クラウドストレージに保存したファイルは外出先でも簡単に参照できますので、いつでもどこでも利用することが可能となります。ぜひ大いに活用していきたいものです。

クラウドストレージには無料・有料様々なものが存在しますが、セキュリティーを考慮してできるだけ有料サービスでサポートがあるものを利用するのが望ましいです。有料サービスには無料のトライアル期間が設定されているものも多いので、お試しで利用してから気にったものを利用してはいかがでしょうか。

上記に上げたツールを活用していくことで、起業時に上手くスマートオフィスにチャレンジしませんか。スマートオフィスはこれからのグローバルスタンダードなオフィス形態です。早めのスタートをおすすめします。

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